Sie begeistern sich für Personalentwicklung von (internationalen) Nachwuchswissenschaftler*innen? Die International Department des Karlsruher Instituts für Technologie gGmbH ist eine gemeinnützige, privatwirtschaftliche Serviceeinrichtung am Karlsruher Institut für Technologie (KIT). Das International Department bietet in seinen Schools internationale, englischsprachige und serviceorientierte Studienprogramme des KIT in enger Kooperation mit der Industrie an und liefert Dienstleistungen im Bereich Forschungsmanagement:
• 3D Matter Made to Order, Geschäftsstelle und Graduiertenschule des Exzellenzclusters am KIT und der Uni Heidelberg
• Hector Fellow Academy, Interdisziplinäre Wissenschaftsakademie
• Karlsruhe School of Optics & Photonics, Internationale Graduiertenschule des KIT
• HECTOR School of Engineering & Management, Technology Business School des KIT
• Carl Benz School of Engineering, Mechanical Engineering College des KIT
Die ausgeschriebene Stelle konzentriert sich schwerpunktmäßig auf das Exzellenzcluster 3D Matter Made to Order (3DMM2O), das 2019 im Rahmen der Exzellenzstrategie des Bundes am KIT und der Universität Heidelberg gegründet wurde, auf die Hector Fellow Academy (HFA) und das Trainingsprogramms für Promovierende innerhalb des EU-Projekts Ensemble3.Als Mitarbeiter*in (m/w/d) sehen wir Ihren Aufgabenschwerpunkt in der organisatorischen Verantwortung für das Qualifizierungsprogramm unserer Promovierenden.
Dazu gehören:
• Gewinnung und Auswahl von Masterstudierenden und Nachwuchswissenschaftler*innen: Vorstellung der Angebote auf Recruitingmessen, Bewerberkommunikation, Vorbewertungen, Aufbereitung von Bewerbungsunterlagen
• Betreuung von Masterstudierenden und Nachwuchswissenschaftler*innen
• Planung, Organisation und Evaluation von fachlicher und überfachlicher Weiterbildung sowie Vernetzungsveranstaltungen
• Aufbau und Pflege eines Promovierendenmanagements in einem Content-Management-System
• Erstellung von Präsentationen, Berichten, Statistiken und AuswertungenIHR PROFIL• Ein abgeschlossenes Fach-/Hochschulstudium (z.B. Personalmanagement, Berufspädagogik)
• Erfahrung in den oben genannten Bereichen (mindestens ein Jahr), gerne auch in der Privatwirtschaft erworben, internationale Erfahrung wünschenswert
• Erste (Kunden-)Datenbankkenntnisse wünschenswert
• Fundierte Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere Excel
• Sehr gute Englisch- und Deutschkenntnisse
• Lösungsorientiertes Denken und Handeln, hohe Service- und Kundenorientierung, hohe Motivation und Leistungsbereitschaft, hohe Team- und Kooperationsfähigkeit, Zuverlässigkeit, Gewissenhaftigkeit und Sorgfalt
• Interesse an der Mitarbeit in einem internationalen, universitären Umfeld

Die Stelle (75- 100%) ist zum nächst möglichen Zeitpunkt zunächst auf drei Jahre befristet; eine spätere Übernahme in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis wird angestrebt.

Wir suchen für die KIT-Fakultät für Elektrotechnik und Informationstechnik zum nächstmöglichen Zeitpunkt, unbefristet, eine/n

Sachbearbeiter/in im Studierendensekretariat

Ihr Aufgabengebiet umfasst verwaltende Tätigkeiten in der Prüfungs- und Leistungskoordination sowie beratende Tätigkeiten bei der Betreuung der rund 2.300 Studierenden der KIT-Fakultät für Elektrotechnik und Informationstechnik. Sie arbeiten in einem Team mit ausgeprägter Dienstleistungs- und Kundenorientierung.

Zu Ihren Aufgaben gehören:

• Umsetzung und Vermittlung der Regelungen der Studien- und Prüfungsordnungen
• Zulassungen zu Studien- und Prüfungsleistungen und Abschlussarbeiten
• Vorbereitung der Genehmigung der individuellen Studienpläne
• Bearbeitung von Anerkennungsverfahren für Prüfungsleistungen
• Abwicklung der Anträge an die Prüfungsausschüsse
• EDV-basierte Dokumentation und Pflege der Studierendendaten und Prüfungsleistungen
• Zusammenarbeit mit Studienkommissionen, Studiendekanen, Studienberater/innen, Studiengangmanagement und Dekanat

Sie verfügen über eine abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, Rechtsanwaltsfachangestellte/r, eine kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation. Von besonderem Vorteil sind praktische Berufserfahrungen im Hochschulbereich, in der Studierendenberatung, ebenso im Verwaltungsdienst und/oder der Rechtspflege.

Sie informieren Studierende gerne hinsichtlich hochschul- und prüfungsrechtlicher Fragestellungen und der entsprechenden Verwaltungsabläufe und wenden Ihre fachlichen und methodischen Kenntnisse zuverlässig an. Sie zeichnen sich durch Ihr sicheres und verbindliches Auftreten aus. Sie sind zudem teamfähig und belastbar und verfügen über sehr gute organisatorische und kommunikative Fähigkeiten auf Deutsch und Englisch. Gute MS Office-Anwendungskenntnisse setzen wir hierbei voraus.

Ihre sorgfältige und konstruktive Arbeitsweise, Ihre starke Serviceorientierung und Ihr freundliches, offenes Auftreten prädestinieren Sie für die Aufgaben im Studierendensekretariat und an der KIT-Fakultät für Elektrotechnik und Informationstechnik. Weitere Fremdsprachenkenntnisse sowie interkulturelle Kompetenzen runden Ihr Profil idealerweise ab.

Wir werden bei entsprechender Eignung bevorzugt schwerbehinderte Bewerber/innen berücksichtigen.

Bitte bewerben Sie sich online (http://www.pse.kit.edu/karriere/121.php) bis 09.04.2018 unter Angabe der Stellenausschreibungsnummer 3152 und der Kennziffer 8 an Frau Brückner, Personalservice, Karlsruher Institut für Technologie, Campus Süd, Kaiserstr. 12, 76131 Karlsruhe. Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne Frau Anja Nelles, Tel. 0721/608-42469.

Weitere Informationen finden Sie im Internet: www.kit.edu.

KIT - Die Forschungsuniversität in der Helmholtz-Gemeinschaft