Die Helmholtz-Gemeinschaft Deutscher Forschungszentren leistet Beiträge zur Lösung großer und drängender Fragen von Gesellschaft, Wissenschaft und Wirtschaft durch wissenschaftliche Spitzenleistungen in sechs Forschungsbereichen: Energie, Erde und Umwelt, Gesundheit, Information, Materie sowie Luftfahrt, Raumfahrt und Verkehr. Sie ist mit fast 40.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in 19 Forschungszentren die größte Wissenschaftsorganisation Deutschlands. Die Geschäftsstelle der Helmholtz-Gemeinschaft unterstützt den Präsidenten und den Geschäftsführer in der Wahrnehmung ihrer Aufgaben für die Mitglieder der Helmholtz-Gemeinschaft.

Beim Impuls- und Vernetzungsfonds handelt es sich um einen intramuralen Förderfonds mit einem Volumen von fast 90 Mio. Euro pro Jahr, der als strategisches Instrument des Präsidenten der Helmholtz-Gemeinschaft auf die Weiterentwicklung der Gemeinschaft und ihrer 19 Forschungszentren ausgerichtet ist. Der Impuls- und Vernetzungsfonds gewährt zeitlich befristete, strategisch orientierte Finanzierungen für die Forschungszentren der Helmholtz-Gemeinschaft. Im Rahmen von Verbundprojekten können innerhalb Deutschlands auch universitäre Partner von der Förderung durch den Fonds profitieren.

Für unsere Geschäftsstelle in Berlin suchen wir ab sofort zur administrativen Unterstützung im Bereich Strategie / Impuls- und Vernetzungsfonds (IVF) im nichtwissenschaftlichen Dienst einen

Referenten (m/w/d) Prozess- und Budgetmanagement

Ihre Aufgaben

• Ihre Tätigkeit besteht zunächst schwerpunktmäßig in der Etablierung eines Prozess- und Qualitätsmanagementsystems für den Impuls- und Vernetzungsfonds inklusive der Einführung einer geeigneten IT-Unterstützung.
• Sie analysieren die Prozessabläufe und Weiterentwicklungsbedarfe in der Fördertätigkeit des Impuls- und Vernetzungsfonds, erarbeiten gemeinsam mit dem Team Optimierungsmöglichkeiten und dokumentieren die vereinbarten Lösungsansätze.
• Ihr besonderes Augenmerk gilt dabei der systematischen Kopplung von Prozessen rund um den Lebenszyklus der geförderten Projekte mit den Finanzströmen des Fonds und deren Prognose. In Zusammenarbeit mit dem Bereich Controlling und Buchhaltung optimieren Sie das Management-Informations-System des Fonds. Sie übernehmen in der Folge schrittweise operative Aufgaben in der Budgetsteuerung des Fonds.
• Sie übernehmen innerhalb des Teams für den Impuls- und Vernetzungsfonds die Projektkoordination für die Identifizierung und Implementierung von geeigneten IT-Lösungen für die Prozessabläufe.
• Für den Impuls- und Vernetzungsfonds bestehen Zielformulierungen auf der Ebene des Fonds insgesamt, seiner Förderinstrumente sowie der einzelnen Projekte in Gestalt der Projektanträge. Sie sind Prozessbeauftragter für die Erarbeitung geschlossener Qualitätszyklen ausgehend von diesen Zielen durch das Team des Impuls- und Vernetzungsfonds und koordinieren die Arbeit des Teams im kontinuierlichen Verbesserungsprozess.

Im Gefolge der erfolgreichen Etablierung eines Prozess- und Qualitätsmanagementsystems gewinnen operative Aufgaben in der Steuerung des Fonds nach und nach einen wachsenden Anteil an Ihrem Tätigkeitsspektrum.

Ihr Profil

• Abgeschlossenes Studium
• Mehrjährige Berufserfahrung in einem einschlägigen Tätigkeitsfeld – z.B. Projektträger, Forschungsförderorganisation, Consulting oder in Stabsbereichen von Wissenschaftsorganisationen
• Vertieftes Verständnis des wissenschaftsadäquaten Controllings und der Qualitätssicherung durch peer review-Prozesse
• Kenntnisse im Zuwendungsrecht und den Rahmenbedingungen öffentlicher Haushalte
• Analytische und konzeptionelle Denk- und Arbeitsweise
• Ausgewiesene Kompetenzen im selbständigen Strukturieren von Prozessen und Konzipieren von Arbeitsabläufen sowie souveräner Umgang mit komplexen Strukturen
• Gespür für eine gute Balance zwischen den Erfordernissen einer korrekten Verwaltung und strategischen Handlungsmaßgaben
• Ausgeprägte Teamfähigkeit und Fähigkeit zur lateralen Führung
• Hohe Umsetzungskompetenz
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, sehr gute Kenntnisse der gängigen MS-Office Anwendungen

Wir bieten

• Eine interessante und anspruchsvolle Tätigkeit für einen der größten intramuralen Forschungsförderfonds im öffentlichen Sektor
• Einen breiten Raum mit vielfältigen Entwicklungsmöglichkeiten für unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
• Eine zunächst auf 2 Jahre befristete Vollzeitstelle (39 Stunden/ Woche)
• Eine Tätigkeit, die bis zur Entgeltgruppe 14 TVöD orientiert
• Vergütung, Anstellung und Sozialleistungen richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund)
• Anstellung, Vergütung und Sozialleistungen richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund).
• Ein motiviertes und professionelles Beschäftigungsumfeld, das durch eigenverantwortliches Handeln und gegenseitige kollegiale Zusammenarbeit geprägt ist.
• Flache Hierarchien mit kurzen Entscheidungswegen.
• 30 Urlaubstage pro Jahr und Möglichkeit der Inanspruchnahme von zusätzlichen Gleittagen.
• Jährliche Jahressonderzahlung gem. § 20 TVöD Bund.
• Fortbildungsmöglichkeiten, die sowohl eine fachliche als auch eine persönliche Weiterbildung ermöglichen.
• Flexible Arbeitszeiten.
• Gesundes Arbeiten an ergonomischen Arbeitsplätzen mit moderner Büroausstattung.
• Einen attraktiven Arbeitsplatz im Herzen Berlins, mit guter Anbindung an ÖPNV & Fahrradparkplätzen.

Sie möchten uns helfen, die Zukunft zu gestalten? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!

Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen erbitten wir bis zum 21.08.2019 ausschließlich über unser Bewerbungsformular an Frau Dr. Korinna Strobel, Leiterin des Bereichs Strategie/Impuls-und Vernetzungsfonds. Bewerbungen per Post können nicht berücksichtigt werden.

Bei Fragen zum Bewerbungsverfahren wenden Sie sich bitte an Alexander Schrams (+49 30 206329-69).