Im Fachbereich Elektrotechnik und Informationstechnik ist in der Robust Data Science Group am Institut für Nachrichtentechnik zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle für eine_n

Sekretär_in (w/m/d) – 50%

zur auf 6 Jahren befristeten Einstellung zu besetzen.

Sie managen gerne vielfältige alltägliche Abläufe und behalten den Überblick? Freundlichkeit, Verbindlichkeit und die Arbeit in einem herzlichen Team sind Ihnen wichtig? Dann sollten Sie sich bei uns bewerben!

Ihre Aufgaben:

1. Allg. Sekretariatsaufgaben

• Terminorganisation
• Bearbeitung und Weitervermittlung schriftl./telef. Anfragen (dt./engl.)
• Postein- und -ausgänge
• Dokumentenablage
• Organisation von Dienstreisen inkl. Reisekostenabrechnungen
• Organisation und Betreuung von Besprechungen, Gremiensitzungen, Konferenzen
• Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial
• Administrative Mitarbeit im Studienbetrieb

2. Buchhaltung

• Vorbereitung von Buchungsunterlagen für die Buchung durch die zentrale Verwaltung der TU Darmstadt
• Eingangskontrolle, Eingabe und Terminverfolgung von eingehenden Rechnungen
• Vorbereitung und Durchführung von Zahlungsanweisungen und Umbuchungen von Mitteln
• Vorbereitung und Bearbeitung von Bestellvorgängen inkl. der rechnerischen Richtigkeit und Feststellen der sachlichen Richtigkeit von Rechnungen
• Überwachung von Beschaffungsvorgängen hinsichtlich der geltender Einkaufs- und Beschaffungsrichtlinien
• Führung und Überwachung von Kostenstellen sowie Erstellung regelmäßiger Finanzübersichten
• Verwaltungsmäßige Abrechnung und Abwicklung von Drittmittelprojekten (Erstellung von Zwischen- und Endabrechnungen sowie Mittelanforderungen, Einordnung der laufenden Ausgaben in die Sachmittelkategorien)
• Verwaltung und Kontrolle von Drittmittelkonten

3. Personalsachbearbeitung

• Vorbereitung von Einstellungsanträgen
• Erstellung und Abwicklung von Hiwi-Verträgen inkl. erforderlicher Unterlagen
• Administrative Betreuung von Bewerbungs- und Auswahlverfahren
• Verwaltung von Urlaubs- und Krankmeldungen sowie entsprechender Karteien

4. Dokumentenerstellung und Kommunikation

• Unterstützung für Gäste bzgl. Anreise und Hotelbuchung
• Einsatz gängiger EDV-Programme (Word, Excel, Powerpoint, E-mail Client, elektronische Kalender und SAP)
• Mitarbeit am Webauftritt

Ihr Profil:

• Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung im Büro- oder Verwaltungsbereich oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erfahrungen im Bereich der Kaufmännischen Assistenz vorzugsweise in der Richtung Büro/Sekretariat
• Erfahrung im Umgang der elektronischen Bürokommunikation und grundlegende PC-Kenntnisse in den Standardanwendungen (z.B. MS-Office – Word und Excel)
• Grundlegende Kenntnisse in Verwaltungsangelegenheiten und der Projektverwaltung
• Gute Textverarbeitung mit den üblichen Programmen
• Bereitschaft zur Weiterbildung
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Freundlicher, offener und aufgeschlossener Umgang
• Flexibilität, Organisations- und Planungsfähigkeit, Belastbarkeit/Stresstoleranz sowie Kooperations- und Teamfähigkeit

Die Technische Universität Darmstadt strebt eine Erhöhung des Anteils der Frauen am Personal an und fordert deshalb besonders Frauen auf, sich zu bewerben. Bewerber_innen mit einem Grad der Behinderung von mindestens 50 oder diesen Gleichgestellte werden bei gleicher Eignung bevorzugt. Die Vergütung erfolgt nach dem Tarifvertrag für die Technische Universität Darmstadt (TV - TU Darmstadt).

Ihre Bewerbung:

Bewerbungen mit den üblichen Unterlagen sind unter Angabe der Kenn-Nummer per E-Mail an Prof. Dr.-Ing. Michael Muma, michael.muma@tu-darmstadt.de, zu senden.

Mit dem Absenden Ihrer Bewerbung willigen Sie ein, dass Ihre Daten zum Zwecke des Stellenbesetzungsverfahrens gespeichert und verarbeitet werden. Sie finden unsere Datenschutzerklärung auf unserer Homepage.

Kenn-Nr. 649

Bewerbungsfrist 20. November 2022
 

BICC (Bonn International Centre for Conflict Studies gGmbH) ist ein seit mehr als 25 Jahren bestehendes außeruniversitäres Forschungsinstitut mit einem internationalen Kollegium. Das Institut beschäftigt sich in internationalen Projekten mit globalen Themen der Friedens- und Konfliktforschung und leistet auf dieser Basis Politikberatung und Beiträge zu öffentlichen Debatten.

Für das kaufmännische Team suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n

Sachbearbeiter/-in (m/w/d) für den Bereich Administration

In Teilzeit (50-75 %) / Entgeltgruppe 8 TV-L

Der administrative Bereich schafft die Rahmenbedingungen für die erfolgreiche Planung und Umsetzung von Projekten. Er arbeitet sehr serviceorientiert und versteht sich als interner Dienstleister, der die Arbeit des wissenschaftlichen Bereichs bestmöglich unterstützt. Hierzu gehört neben dem Office-Management, das Beschaffungs- und Vergabewesen sowie die Betreuung von Verträgen. Gleichzeitig unterstützt das administrative Team die Leitung des Instituts bei der Implementierung von Prozessen.

Ihre Aufgaben:

• Übernahme von allgemeinen Verwaltungsaufgaben (z. B. Office Management, Büromaterialbestellung, Postbearbeitung)
• Mitarbeit bei Vergabeverfahren
• Unterstützung der Institutsleitung bei der Entwicklung und Umsetzung von Prozessen, z. B. bei der Datenschutzdokumentation.
• Erstellen von Verzeichnissen und Erarbeiten von Handreichungen und Schulungsunterlagen für das Themenfeld Datenschutz
• Betreuung und Bearbeitung von Verträgen im Office Management

Sie bringen mit:

• Eine abgeschlossene Berufsausbildung in einem anerkannten Büroberuf oder vergleichbare Fach­kenntnisse. Sie verfügen über erste Berufserfahrung im o. g. Aufgabengebiet.
• Organisationstalent und hohe Kommunikationsfähigkeit sowie ein dienstleistungsorientierter Arbeitsstil
• Fundierte Kenntnisse in Microsoft Office (Word, Excel, Outlook)
• Gute Kenntnisse der englischer Sprache
• Erfahrungen in öffentlichen oder gemeinnützigen Zusammenhängen würden ihr Profil ergänzen.

Unser Angebot:

Die Position soll zum nächstmöglichen Zeitpunkt zunächst befristet für zwei Jahre mit der Option zur Entfristung besetzt werden. Wir bieten Ihnen eine Vergütung in Anlehnung an den Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) bis zur Entgeltgruppe 8 sowie die am BICC üblichen Sozial­leistungen. Eine sorgfältige Einarbeitung und notwendige Fortbildungen sind für uns selbstverständlich.

Wir unterstützen die Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch sehr flexible Arbeitszeitgestaltung.

Die Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht. In den Bereichen, in denen Frauen noch unterrepräsentiert sind, werden sie bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben bevorzugt berücksichtigt, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.

Das BICC strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt, daher begrüßen wir Bewerbungen jedes Hintergrunds. Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderungen sind willkommen.

Ihre aussagekräftige Bewerbung mit vollständigen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Qualifikations­nachweise, Arbeitszeugnisse etc.) richten Sie bitte bis zum 19. September 2022 ausschließlich elektronisch an Frau Susanna Balkenhol (application@bicc.de), die Ihnen auch als Ansprechpartnerin für den Bewerbungsprozess zur Verfügung steht.

Bitte fassen Sie Ihre Unterlagen zu einem PDF-Dokument zusammen und geben Sie als Referenz 12_22 an. Bewerbungsunterlagen in anderen Dateiformaten können leider ebenso wenig berücksichtigt werden wie nach Ablauf der Frist eingehende Bewerbungen.

Mit der Zusendung Ihrer Bewerbung erklären Sie sich damit einverstanden, dass die erforderlichen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens gespeichert werden.

Veröffentlichung: 19. August 2022

bicc \ Bonn International Centre for Conflict Studies gGmbH
Pfarrer-Byns-Straße 1, 53121 Bonn, Germany, +49 (0)228 911 96-0, bicc@bicc.de, www.bicc.de

Besetzung nächstmöglich | befristet für 24 Monate | Vollzeit oder Teilzeit mit 75 - 100% | Hochschulreferat Personalservice | Campus Südstadt

Das erwartet Sie

• Zu- und Mitarbeit im Bereich Personalbetreuung
• Vorbereitung von Verträgen und Einstellungsunterlagen
• Übertragung von Personaldaten in SAP HCM sowie Pflege der Personalakten
• Erstellung von Arbeitszeugnissen
• Korrespondenz mit dem Landesamt für Besoldung und Versorgung NRW (LBV), mit Krankenkassen und Rentenversicherungsträgern
• Mutterschutz- und Elternzeitangelegenheiten
• Verwaltung von Abwesenheitszeiten der Mitarbeiter*innen (z.B. Krankheit, Urlaub, Arbeitsbefreiung) sowie Überwachung der Entgeltfortzahlung

Das bringen Sie mit

• abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich, als Verwaltungs-, Finanz- oder Justizfachangestellte*r oder vergleichbar
• alternativ eine Ausbildung in einem anderen Bereich mit Erfahrung in der Personalbetreuung
• grundlegende Kenntnisse im Personalrecht
• sicherer Umgang mit den gängigen MS Office-Programmen, SAP HCM-Kenntnisse von Vorteil
• sehr gute Deutsch- und gerne gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Kommunikationsstärke
• hohe Zuverlässigkeit und Sorgfalt
• organisierte, proaktive Arbeitsweise

Wir bieten Ihnen

• Vergütung nach EG 6 TV-L
• Besetzung in Teilzeit mit mind. 75 % oder in Vollzeit
• 30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche
• flexible Arbeitszeiten
• familienfreundliche Arbeitsbedingungen und -umfeld
• Arbeitszeitkonto mit der Möglichkeit, ganze Tage freizunehmen
• individuelle Einarbeitung, die auch Berufseinsteiger*innen einen guten Start ermöglicht
• digitale Kommunikations- und Arbeitsprozesse im Team
• vielseitiges Fort- und Weiterbildungsangebot
• Möglichkeiten zur Teilnahme am Hochschulsport und Gesundheitsförderprogrammen
• kostenfreie Parkmöglichkeiten am Gebäude
• gute Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr sowie ein vergünstigtes Job-Ticket

Die TH Köln steht für Chancengleichheit und strebt eine Erhöhung des Anteils von Frauen an. Bewerbungen von Frauen werden daher bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Schwerbehinderte und diesen gleichgestellte Personen werden bei gleicher Eignung ebenso bevorzugt berücksichtigt.
Aufgrund einschlägiger Regelungen des Teilzeit- und Befristungsgesetzes können nur Personen berücksichtigt werden, die bislang nicht an der TH Köln beschäftigt waren.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung über unser online Bewerbungsportal!
Bewerbungsfrist: 31.07.2022

Ihre Ansprechpartner
Name: Ina Warwitz
Telefon: 0221-8275-3241

Das Leibniz-Institut für Photonische Technologien e.V. (Leibniz-IPHT) ist eine der international führenden Forschungseinrichtungen auf dem Gebiet der optischen Gesundheitstechnologien und seit 2014 Mitglied der Leibniz-Gemeinschaft. Durch seine starke regionale und internationale Vernetzung ist das Institut von hoher Bedeutung für den Wissenschaftsstandort Jena und genießt in der nationalen und internationalen Wissenschafts- und Innovationslandschaft ein ausgezeichnetes Renommee. Die laufenden Geschäfte des Instituts mit seinen aktuell rund 400 Mitarbeitenden führt ein zweiköpfiger Vorstand, bestehend aus dem Vorsitzenden und Wissenschaftlichem Direktor sowie dem Administrativen Direktor.

Im Rahmen einer geregelten Altersnachfolge suchen wir spätestens zum 30.6.2023 Sie als

Aministrative/r Direktor/in (m/w/d)

Ihre Aufgaben:
• Mitglied des Vorstandes des Leibniz-IPHT e.V. mit Verantwortung für den administrativen Bereich insbesondere Leitung der Verwaltung mit den Bereichen Personal, Einkauf, Finanzen, Werkstatt sowie Haustechnik einschließlich der Planung, Organisation, Koordination und Weiterentwicklung
• Unterstützung des Wissenschaftlichen Vorstands bei allen administrativen Herausforderungen, die sich bei der Durchführung von Forschung ergeben
• Weiterentwicklung des Instituts aus administrativer Perspektive, mit Fokus auf digitalen Verwaltungsprozessen
• Konzeption und Implementierung effizienter Verwaltungsabläufe für die optimale Zusammenarbeit zwischen den wissenschaftlichen und nicht-wissenschaftlichen Abteilungen unter Nutzung digitaler Möglichkeiten
• Steuerung des Finanz- und Rechnungswesens, des Controllings, der Haushaltsplanung, des Haushaltsvollzugs, der Mittelbewirtschaftung sowie des Vertrags-, Beschaffungs- und Vergabewesens
• Strategische Beratung und operative Unterstützung des Vorstandes in zuwendungs- und arbeitsrechtlichen Angelegenheiten sowie in administrativen und organisatorischen Angelegenheiten
• Sicherstellung der Einhaltung aller gesetzlichen, zuwendungsrechtlichen und internen Vorgaben des Leibniz-Instituts
• Vertretung des Instituts gegenüber Dritten (z. B. der Leibniz-Gemeinschaft) in nicht-wissenschaftlichen Angelegenheiten

Ihr fachliches Profil:
• Abgeschlossenes Hochschulstudium der Betriebswirtschaft, Verwaltungswissenschaften, Rechtswissenschaften oder eine vergleichbare Qualifikation
• einschlägige Berufserfahrung als Führungskraft mit Personalverantwortung
• sehr gute Kenntnisse und mehrjährige Erfahrung im Wissenschaftsmanagement oder in der öffentlichen Verwaltung
• Führungserfahrung im adm. Bereich in Forschung- und Infrastruktureinrichtung, öffentlicher Verwaltung oder Privatwirtschaft
• fundierte Kenntnisse des Verwaltungs-, Zuwendungs-, Steuer-, Arbeits- und Tarifrechts, im Haushalts- und Rechnungswesen des öffentlichen Dienstes, im öffentlichen Vergaberecht sowie in Personalentwicklung und -management;
• umfangreiche Kenntnisse im Aufbau und der Optimierung von operativen Prozessen, vor allem von digitalen Verwaltungsabläufen
• Kommunikations- und Teamfähigkeit, Durchsetzungsvermögen gepaart mit Empathie sowie Verhandlungs- und Organisationsgeschick
• Gute Kenntnisse der deutschen Forschungslandschaft und Wissenschaftspolitik, Interesse für naturwissenschaftliche Themen und Innovationsprozesse
• verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• routinierter Umgang mit allen MS-Office-Anwendungen

Ihr persönliches Profil:
• engagiert, führungs- und kommunikationsstark, strategie- und konfliktfähig
• im Führungsverhalten wertschätzend, kooperativ und integrativ, kollegial und teamfähig
• zuverlässig und strukturiert; entscheidungsfreudig und verantwortungsbewusst
• durchsetzungsfähig im Umgang mit internen und externen Stakeholdern
• sehr stark an Lösungen und Ergebnissen orientiert
• in Verhandlungen moderierend, diplomatisch und überzeugend
• geprägt von Eigeninitiative
• fähig zu wirtschaftlichem Denken und Handeln
• bereit zum Engagement in der Leibniz-Gemeinschaft; Identifikation mit der Vision, der Mission und den Zielen des Leibniz-IPHT
• flexibel und belastbar
• sozial und interkulturell kompetent

Die vom Kuratorium des Leibniz-IPHT eingesetzte Findungskommission wird von der Personalberatung Kienbaum begleitet. Für weitere Fragen stehen Ihnen dort Anne von Fallois unter der Rufnummer +49 30 88 01 98-80 und Hans Stantke unter der Rufnummer +49 30 88 01 99-73 zur Verfügung. Diskretion und die Einhaltung von Sperrvermerken sind selbstverständlich.

Die Klinik für Innere Medizin II des Universitätsklinikums Freiburg sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n

wissenschaftlich-administrative*n Koordinator*in (m/w/d)

Ihre Aufgabe besteht aus der wissenschaftlichen Koordination des vom BMBF geförderten Advanced Clinician Scientist-Programms “IMMediate – Immune Mediated Diseases“ (Sprecher Prof. Dr. R. Thimme, Ärztlicher Direktor der Klinik für Innere Medizin II) sowie der Mitorganisation der Arbeitsgruppe TEXIMMED2-FR (Translational EXperimental IMmunology lab). Die Aufgabe umfasst u.a. den Aufbau und die Organisation des Advanced Clinician Scientist-Programms in enger Zusammenarbeit mit dem “Berta-Ottenstein-Programm Förderlinie Advanced Clinician Scientist“ der Medizinischen Fakultät.

Ihre Herausforderung:

• zentrale Koordinationsaufgaben auf akademischer und administrativer Ebene
• konzeptionelle Mitarbeit beim Aufbau und bei der Entwicklung der Programmaktivitäten
• Unterstützung der Advanced Clinician Scientists bei Fragen zur Programmdurchführung
• Durchführung der Ausschreibungen sowie des Auswahl- und Begutachtungsverfahrens
• Umsetzung der Maßnahmen im begleitenden Mentoring und Qualifizierungsprogramm (u.a. Kurse, Seminare).
• Organisation von Symposien und Retreats
• Budgetüberwachung
• Erstellen von Zwischen- und Abschlussberichten
• Mitwirken bei der Konzeption und Koordination von Folgeanträgen
• Entwicklung von Gleichstellungsmaßnahmen
• Pflege des Außenauftritts (Homepage, Social-Media-Kanäle, Pressemitteilungen)

Für diese interessante und vielseitige Tätigkeit suchen wir eine motivierte Persönlichkeit, die sich auszeichnet durch:

• ein erfolgreich abgeschlossenes Hochschulstudium, vorzugsweise in einem lebenswissenschaftlichen Fach oder der Medizin
• eine erfolgreich abgeschlossene Promotion
• Erfahrungen im Forschungsmanagement an einer deutschen Hochschule, bevorzugt im Aufbau von Qualifizierungsprogrammen
• Kenntnisse der administrativen und organisatorischen Strukturen und Abläufe einer öffentlich finanzierten Forschungseinrichtung
• konzeptionelle und organisatorische Fähigkeiten sowie eine strukturierte und präzise Arbeitsweise
• einen situationsgerechten Kommunikationsstil, sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit sowie Präsentationskompetenz in Deutsch und Englisch
• Beratungskompetenz und Serviceorientierung
• sicheres Auftreten und ausgeprägte Teamfähigkeit sowie ein hohes Maß an Einsatzbereitschaft und Motivation
• sehr gute IT-Kenntnisse, insbesondere einen sicheren Umgang mit Microsoft-Office-Programmen

Die Stelle ist in Teil- bzw. Vollzeit (50% - 100%) zunächst projektbefristet für 3 Jahre zum Aufbau des BMBF-geförderten Advanced Clinician Scientist-Programms IMMediate zu besetzen. Die Option auf Verlängerung wird angestrebt.

Interesse? Dann senden Sie uns Ihre aussagekräftige Bewerbung über unser Onlineportal bis zum 01.04.2022!
https://www.uniklinik-freiburg.de/de/karriere/stellenangebote/bewerbungsformular.html#applypath=form&prj=29275&b=10&oid=7&quelle=0&ie=1&gpid=1384P29275&lang=de_DE

Universitätsklinikum Freiburg
Klinik für Innere Medizin II
Prof. Dr. Robert Thimme
Hugstetter Str. 55, 79106 Freiburg

Fragen? Für nähere Informationen steht Ihnen gerne Dr. Karin Werner, Medizinische Fakultät, Forschungsdekanat zur Verfügung:
leitung.forschungsdekanat@uniklinik-freiburg.de

Allgemeiner Hinweis: Die Vergütung erfolgt nach Tarif. Vollzeitstellen sind grundsätzlich teilbar, soweit dienstliche oder rechtliche Gründe nicht entgegenstehen. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt. Einstellungen erfolgen durch die Abteilung Personalbetreuung.

ALLEA, der europäische Dachverband der Wissenschaftsakademien, sucht für die Geschäftsstelle in Berlin zum 1. Januar 2022 als Elternzeitvertretung (Teilzeit) bis zum 30. April 2023 eine/n

Mitarbeiter*in für Personal- und Verwaltungsangelegenheiten

(Human Resources and Administration Officer)

ALLEA ist eine gemeinnützige internationale Organisation an der Schnittstelle zwischen Wissenschaft, Politik und Gesellschaft, die sich der koordinierten Zusammenarbeit zwischen über 50 Wissenschaftsakademien aus 40 europäischen Ländern widmet.

Die in Berlin ansässige Geschäftsstelle ist besetzt mit einem interkulturellen und dynamischen Team, das alle anfallenden Verwaltungs-, Koordinations- und Kommunikationsaufgaben betreut und die verschiedenen Aktivitäten des Dachverbandes plant und umsetzt.

Aufgabenbereiche

• Erste/r Ansprechpartner*in für jede Form von ALLEA-Personalangelegenheiten
• Personalverwaltung, Koordination von Stellenbesetzungen, Administration von Personalübersichten (Urlaubsplanung, Abwesenheitserfassung, etc.)
• Kontakt zu Lohnbüros, Versicherungen, Rechtsberatungen und anderen behördlichen Stellen
• Abwicklung des administrativen und operativen Tagesgeschäftes des Verbandes, einschließlich Geschäftskorrespondenz Deutsch/Englisch
• Organisatorische Aufgaben (Kalenderverwaltung, Termin-, Veranstaltungs-, Reiseplanung)
• Unterstützung von Präsidium und Geschäftsführung bei täglich anfallenden Aufgaben
• Mitgliederverwaltung und Datenbankpflege
• Beschaffung von Waren und Dienstleistungen, sowie Verwaltung von Verträgen und Vereinbarungen mit Drittanbietern
• Administration der IT-Infrastruktur unterstützt durch externe IT-Dienstleister

Voraussetzungen

• Hochschulabschluss in relevanter Fachrichtung (Business Administration, HR Management, o.ä.) oder abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungsbereich (Bürokommunikation o.ä.)
• Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung
• Hervorragende Deutsch- sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (Arbeitssprachen);
• Sicherer Umgang mit MS-Office und weiterer üblicher Software (Datenbanken o.ä.)
• Organisationstalent, Teamfähigkeit, sowie selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
• Erfahrung in Personalwesen, Vertragsgestaltung, öffentlicher Beschaffung wünschenswert

Stellenbezogene Informationen

Für eine Übergangszeit von 1. Januar – 28. Februar 2022 handelt es sich um eine Teilzeitstelle im Umfang von 19,5 Stunden wöchentlich zur Einarbeitung. Ab 1. März 2022 beträgt der Arbeitsumfang 30 Stunden wöchentlich.

Die Vergütung erfolgt nach dem Tarif für den Öffentlichen Dienst der Länder in Abhängigkeit von Qualifikation und Erfahrung bis maximal Stufe TV-L 11.

Der Arbeitsalltag kann flexibel im Büro oder von zuhause gestaltet werden. Wir schätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Alter, Herkunft, Geschlecht, sexueller Identität, Behinderung oder Weltanschauung.

Bewerbungsformalitäten

Bei Interesse bitten wir um Übersendung der vollständigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Arbeitsnachweise/Referenzen) in einer PDF-Datei mit dem Betreff „Human Resources and Administration Officer” bis spätestens 31. Oktober 2021 an recruitment@allea.org .

Bitte erwähnen Sie dabei, wie Sie auf diese Ausschreibung aufmerksam geworden sind. Bewerbungsgespräche mit den aussichtsreichsten Kandidaten*innen werden in den darauffolgenden Wochen durchgeführt.

Mehr Informationen über ALLEA finden Sie auf unserer Website www.allea.org und unserem Twitter-Account @ALLEA_academies.

Das HIS-Institut für Hochschulentwicklung ist ein forschungsbasiertes, unabhängiges Kompetenzzentrum in Trägerschaft der 16 Bundesländer. Es dient der Förderung von Wissenschaft, Forschung und Lehre. Aufgaben sind Beratung und Know-how-Transfer zu Themen des Hochschulbaus, der Hochschulinfrastruktur und der Hochschulgovernance.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir ab sofort (m/w/d)

• Wirtschaftsinformatiker als IT-Berater
• Fachinformatiker für IT-Systemintegration als IT-Systemadministrator

Wir befinden uns derzeit in der Umstellung unserer digitalen Systeme und suchen Unterstützung sowohl im operativen als auch im strategischen Bereich. Sie werden die kompetenten Ansprechpartner für die 80 Beschäftigten des Instituts rund um das Thema Microsoft 365 sein. An der Schnittstelle zu unseren externen IT-Dienstleistern und zusammen mit ihnen planen und gestalten Sie die Ausrichtung unserer IT-Komponenten auf dem Weg zum cloudbasierten Arbeiten. Sie kennen die kritischen Punkte
und berücksichtigen diese in der Umsetzung. Kompetent, lösungsorientiert und mit der nötigen Gelassenheit stehen Sie bei der Einrichtung, Konfiguration und Administration unserer Hard- und Software inkl. Lizenzen als erster Ansprechpartner für Anwenderfragen im Haus zur Verfügung. Die relevanten Technologietrends verfolgen Sie stets und können ihre Kompetenzen in die strategische IT- Entwicklung sowie in die Weiterentwicklung der Fachkontexte in den Beratungsprojekten auf Geschäftsbereichsebene
einbringen. Als IT-Berater sind Sie zugleich in externe Projekte des Geschäftsbereichs Hochschulmanagement eingebunden. In diesem Zusammenhang beraten Sie Hochschulen in Bezug auf ihre digitale Transformation, unterstützen bei der Reorganisation von Rechenzentren sowie digitalen Verwaltungsprozessen.

Sie verfügen über

• ein Studium der (Wirtschafts-)Informatik bzw. eine Ausbildung als Fachinformatiker für Systemintegration, gerne mit der Zusatzqualifikation als Operative Professional,
• einschlägige Kenntnisse der Microsoft Umgebung, insbesondere Microsoft 365 Cloud (u.a. Teams, Exchange, Sharepoint),
• Kompetenz und praktische Erfahrung in der Einrichtung und Pflege von Microsoft Office 365,
• Kenntnisse im Bereich IT-Security, Storage sowie Backupsystemen,
• Erfahrungen in der Anwenderbetreuung (1st und 2nd Level Support),
• lösungsorientierte Arbeitsweise und ausgeprägte Serviceund Dienstleistungsorientierung,
• sehr gutes Verständnis für IT-Technik, Entwicklungstrends und strategische IT-Konzepte in Verwaltungen,
• ein hohe Lernbereitschaft und Fähigkeit sich in komplexe Themen einzuarbeiten sowie
• zusätzlich für die Stelle als IT-Berater: erste Erfahrung in der Beratung und idealerweise Kenntnisse zum Hochschulkontext sowie im Bereich eGovernment.

Wir bieten Ihnen

• eine abwechslungsreiche, verantwortungsvolle Tätigkeit mit viel Gestaltungsspielraum,
• ein Mentoring-Programm zur qualifizierten Einarbeitung,
• flache Hierarchien, ein engagiertes Team und ein kollegiales Arbeitsklima,
• eine Vollzeittätigkeit in einer krisensicheren Branche mit Vergütung nach den Tarifbedingungen des öffentlichen Dienstes (E11 bzw. E13 TV-L) inkl. Sozialleistungen,
• kontinuierliche berufliche Fortbildungsmöglichkeiten,
• Mobile Working, flexible Arbeitszeiten und Zeitausgleich zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf,
• verschiedene Angebote zur Gesundheitsförderung,
• ein Jobticket des GVH Hannover und eine Bahncard 50,
• einen zentral gelegenen Arbeitsort in der Innenstadt von Hannover mit guter Verkehrsanbindung.

Sie haben Interesse? Dann möchten wir Sie unbedingt kennenlernen. Bitte senden Sie Ihre aussagekräftigen Unterlagen bis zum 23. Mai 2021 unter der Kennziffer 05-2021 per E-Mail an bewerbung@his-he.de. 
HIS-Institut für Hochschulentwicklung e. V., Goseriede 13a, 30159 Hannover, www.his-he.de

Forschung für eine Gesell­schaft im Wandel: Das ist unser Antrieb im For­schungs­zen­trum Jülich. Als Mitglied der Helmholtz-Gemein­schaft stellen wir uns großen gesell­schaft­lichen Heraus­forde­rungen unserer Zeit und erfor­schen Optionen für die digi­talisierte Gesell­schaft, ein klima­schonendes Energie­system und res­sour­cen­schüt­zendes Wirt­schaften. Arbeiten Sie gemein­sam mit rund 6.400 Kolle­ginnen und Kolle­gen in einem der größten For­schungs­zen­tren Europas und gestalten Sie den Wandel mit uns!

Der Geschäftsbereich Unternehmens­entwicklung (UE) bildet eine zentrale Schnitt­stelle zwischen den Instituten, dem Vorstand und der Administration des Forschungs­zentrums. Forschungs­planung, die Betreuung inter­nationaler Kooperationen und die Nachwuchs­förderung sind essenzielle Dienst­leistungen für die Forschung. Zu den weiteren Aufgaben gehören das Ressourcen­management, die Strategie­entwicklung, das Innovations­management sowie die Betreuung der EU-Angelegenheiten des Forschungs­zentrums.

Arbeiten Sie gerne in einem abwechslungs­reichen und spannenden Arbeits­umfeld? Die Vielfältigkeit der Forschungs­gebiete auf unserem Campus erfordert ein breites Spektrum von Management­leistungen, um Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler zu unterstützen. Wenn Sie sich flexibel auf neue Heraus­forderungen einstellen können und zuverlässig arbeiten, sind Sie unser Kandidat (w/m/d).

Das Forschungsmanagement (UE-F) unterstützt den Vorstand und die Institute des Forschungs­zentrums in fachlich-inhaltlicher Hinsicht bei Fragen zur strategischen Ausrichtung und zur Einschätzung nationaler und inter­nationaler Entwicklungen. UE-F koordiniert die programmatischen Aktivitäten im Rahmen der Programm­orientierten Förderung der Helmholtz-Gemeinschaft (PoF) und vermittelt an der Schnitt­stelle zwischen internen und externen forschungs­bezogenen und administrativen Bereichen. Darüber hinaus unterstützt UE-F Initiativen im Bereich der europäischen Forschungs­förderung auf inhaltlicher und strategischer Ebene.

Verstärken Sie diesen Bereich als

Forschungsmanager (w/m/d) Information

Ihre Aufgaben:

• Sie betreuen den Forschungs­schwerpunkt Information und unterstützen die Unternehmens­entwicklung und den Vorstand bei Fragen zur strategischen Ausrichtung des Bereichs und zur Einschätzung der nationalen sowie inter­nationalen Entwicklungen
• Sie koordinieren die Tätigkeiten für das angegebene Forschungs­thema an der Schnitt­stelle zwischen forschungs­bezogenen und administrativen Bereichen
• An der Programm­erstellung und dem Programm­monitoring wirken Sie im Rahmen der Programm­orientierten Förderung der HGF entscheidend mit
• Sie verfassen Texte für die programmatische Planung des Forschungs­zentrums sowie für Planungs­papiere der HGF und sind dabei für die inhaltliche und redaktionelle Bearbeitung verantwortlich
• Ihre kooperativen Fähigkeiten stellen Sie bei der Betreuung von Berufungs­verhandlungen sowie bei Ad-hoc-Aufgaben in der Ressourcen­planung der Institute in Zusammen­arbeit mit den Fach­abteilungen unter Beweis
• Für die in regelmäßigen Abständen statt­findenden HGF-Begut­achtungs­verfahren erstellen Sie Basis­daten und koordinieren die Durch­führung vor Ort
• Im wissenschaftsadäquaten Controlling verfolgen Sie die Ergebnisse des FE-Programms des Forschungs­zentrums Jülich und stellen diese für Zwecke des Controllings und der Rechen­schafts­legung gegenüber dem Zuwendungs­geber in geeigneter Form dar
• In Ihrem Forschungs­schwerpunkt sind Sie für die Redaktion des Zentren-Fortschritts­berichts verantwortlich und erstellen den Struktur- und Entwicklungs­plan sowie den Programm­bericht
• Mit dem Ziel der stetigen Verbesserung der finanziellen Ausstattung der Institute, unter­stützen Sie diese bei der Planung, Beantragung und Beschaffung von Investitionen >150.000 Euro in Abstimmung mit mehreren internen Abteilungen und begleiten die Maßnahmen von der Planung über die Realisierung bis zur Auswertung und Dokumentation der Verfahren

Ihr Profil:

• Sie haben ein Masterstudium der Natur- oder Ingenieur­wissenschaften sowie vorzugs­weise Ihre Promotion erfolgreich abgeschlossen und besitzen idealer­weise bereits gute Kenntnisse im Wissen­schafts­management und in der Gremien­arbeit
• Sie sind konzeptionelles und selbst­ständiges Arbeiten gewohnt und haben großes Interesse, sich in komplexe Themen einzuarbeiten
• Grundlegende Kenntnisse und Arbeits­erfahrung in mindestens einem der Themen­gebiete aus dem HGF-Forschungs­bereich Information haben Sie bereits erworben
• Insbesondere ist eine hohe Affinität zu den „neuen“ software­getriebenen Methoden wünschens­wert, die mittels Computer­simulationen komplexe Frage­stellungen aus den Natur-, Ingenieur- und Wirtschafts­wissenschaften beantworten, wie etwa Daten­management-, software­getriebene Daten­analyse-, Simulations- und Modellierungs­ansätze
• Die Arbeit in einem inter­disziplinären, wissenschafts­nahen Umfeld an der Schnitt­stelle zwischen Wissenschaft, Administration, Wirtschaft und Forschungs­politik bereitet Ihnen Freude
• Ihr ausgeprägtes analytisches und strategisches Denk­vermögen hilft Ihnen, auch in heraus­fordernden Situationen die Übersicht zu behalten und den Fokus auf das Wesentliche zu richten
• Sie verfügen über eine hohe kommunikative und soziale Kompetenz sowie ein verbindliches und sicheres Auftreten gegenüber internen und externen Partnern
• Sehr gutes schriftliches und mündliches Kommunikations­vermögen sowie Ihre verhandlungs­sicheren Deutsch- und Englisch­kenntnisse runden Ihr Profil ab

Unser Angebot:

Wir arbeiten an hoch­aktuellen gesellschaftlich relevanten Themen und bieten Ihnen die Möglichkeit, den Wandel aktiv mit­zu­gestalten! Wir unterstützen Sie in Ihrer Arbeit durch:

• Einen großen Forschungs­campus im Grünen, der beste Möglichkeiten zur Vernetzung mit Kolleginnen und Kollegen sowie zum sportlichen Ausgleich neben der Arbeit bietet
• Die Möglichkeit, den Forschungs­bereich Information im Fach­bereich Forschungs­management im Rahmen der neu zu besetzenden Stelle konzeptionell und eigen­verantwortlich mitzugestalten
• Umfassende Trainingsangebote und individuelle Möglichkeiten zur persönlichen und fachlichen Weiter­entwicklung
• Ein umfangreiches betriebliches Gesundheits­management
• Optimale Voraussetzungen zur Vereinbarkeit von Beruf und Privat­leben sowie eine familien­bewusste Unternehmens­politik
• Flexible Arbeitszeitmodelle, die Möglichkeit zur vollzeitnahen Teilzeit sowie 30 Urlaubs­tage im Jahr

Wir bieten Ihnen eine spannende und abwechslungs­reiche Aufgabe in einem inter­nationalen und inter­disziplinären Arbeits­umfeld. Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet mit der Möglichkeit einer länger­fristigen Perspektive. Vergütung und Sozial­leistungen erfolgen nach dem Tarif­vertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD-Bund). In Abhängigkeit von den vorhandenen Qualifikationen und je nach Aufgaben­über­tragung ist eine Eingruppierung im Bereich der Entgelt­gruppe 13 TVöD-Bund vor­gesehen.

Das Forschungszentrum Jülich fördert Chancen­gerechtigkeit und Vielfalt.
Bewerbungen schwer­behinderter Menschen sind uns willkommen.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung bis zum 28.02.2021 über unser Online-Bewerbungsportal:

https://www.fz-juelich.de/SharedDocs/Stellenangebote/_common/dna/2021-032-DE-UE.html?nn=363488

Fragen zur Ausschreibung?

Kontaktieren Sie uns gerne über unser Kontakt­formular:

https://www.fz-juelich.de/portal/DE/Karriere/JobKontakt/_node.html?cms_jobid=2021-032

Bitte beachten Sie, dass aus technischen Gründen keine Bewer­bungen per E-Mail ange­nommen werden können.

www.fz-juelich.de

Die Foundation for International Business Administration Accreditation (FIBAA) ist eine europäische, international ausgerichtete Agentur für Qualitätssicherung und Qualitätsentwicklung in der wissenschaftlichen Bildung. In unserer Arbeit verstehen wir uns als Partner von Hochschulen und anderen wissenschaftlichen Bildungsanbietern. Mit unserer langjährigen Erfahrung und einem großen Netzwerk ausgewiesener Expertinnen und Experten unterstützen wir Hochschulen und begleiten sie bei der Umsetzung ihrer Qualitätsstrategie. Dabei setzen wir einen fachlichen Schwerpunkt bei wirtschafts-, rechts- und sozialwissenschaftlichen Bildungsangeboten. 

Für unsere Geschäftsstelle in Bonn suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt zunächst befristet auf 6 Monate (eine Verlängerung ist möglich): 

eine/n Mitarbeiter/in im Projekt-Support (m/w) (Studentische Hilfskraft)
für 15 Stunden/Woche

Wir bieten Ihnen:

Vielfältige Einblicke in die dynamischen Bereiche Qualitätssicherung und Qualitätsmanagement, Akkreditierung und akademische Weiterbildung

Abwechslungsreiche Aufgabengebiete

Die Möglichkeit, wichtige Praxiserfahrung zu sammeln

Eine Atmosphäre, in der innovative Vorschläge wertgeschätzt werden

Eine angenehmes Arbeitsumfeld im kleinen Team

Flexible Arbeitszeiten unter Beachtung Ihres Stundenplanes

Der Schwerpunkt Ihrer Tätigkeit liegt in den Bereichen Public Relations, Veranstaltungsorganisation, Office und beinhaltet folgende Aufgaben:

Aktive und eigenverantwortliche Unterstützung von administrativen und organisatorischen Aufgaben bei FIBAA-Veranstaltungen sowie deren Vor- und Nachbereitung

Pflege von Datenbanken

Erstellung, Versand sowie Ablage standardisierte Korrespondenz (Deutsch/Englisch)

Unterstützung der Erstellung von Formvorlagen, Informationsmaterialien und Schulungsunterlagen

Dokumentation und Archivierung

Anforderungsprofil:

Sie sind eingeschrieben in einen Bachelor- oder Master-Studiengang

Sie haben sehr gute Kenntnisse von Office-Produkten (bspw. Word, Excel, Access)

Sie bringen sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift mit

Sie arbeiten selbständig, sind kommunikationsfähig und haben Teamgeist

Freude an administrativen Aufgaben und Archivierungstätigkeiten zur Unterstützung einer dynamischen und international ausgerichteten Agentur

Sorgfältige und termingerechte Ausführung von Arbeitsaufträgen

Wir freuen uns auf die Zusendung Ihrer aussagekräftigen Vorstellungsunterlagen in elektronischer Form bis zum 14. Oktober 2018 an bewerbung[at]fibaa.org.

Ihre Ansprechpartnerin:
Sandra Alansigan
Assistentin der Geschäftsführung

FIBAA
Berliner Freiheit 20-24
D-53111 Bonn

Tel.: +49 228 280 356 -12
Fax: +49 228 280 356 -20

E-Mail: bewerbung[at]fibaa.org
http://www.fibaa.org

Das Forschungszentrum Jülich leistet als Mitglied der Helmholtz-Gemeinschaft wirksame Beiträge zur Lösung großer gesellschaftlicher Herausforderungen in den Bereichen Information, Energie und Bioökonomie. Es bearbeitet vielfältige Aufgaben im Forschungsmanagement und nutzt große, oft einzigartige wissenschaftliche Infrastrukturen. Arbeiten Sie zusammen mit rund 5.900 Kolleginnen und Kollegen themen- und disziplinenübergreifend an einem der größten Forschungszentren Europas.

Als einer der führenden Projektträger Deutschlands und weitgehend selbstständige Organisationseinheit des Forschungszentrums Jülich managt der Projektträger Jülich Forschungs- und Innovationsförderprogramme im Auftrag der öffentlichen Hand. Für das Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF) betreuen wir im Geschäftsbereich „Gründungs-, Transfer- und Innovationsförderung“ (GTI) unter anderem das Programm „Unternehmen Region – Die BMBF-Innovationsinitiative für die Neuen Länder“. Im Rahmen dieser Programmfamilie wird gezielt die Erschließung herausragender Innovationspotenziale („Stärken“) in ostdeutschen Regionen gefördert. Hauptansatzpunkte sind dabei die Vernetzung innovationsrelevanter regionaler Akteure sowie die Entwicklung und Umsetzung von regionenorientierten Innovationsstrategien. Gefördert werden solche regionalen Initiativen, die auf strategisch angelegten Entwicklungskonzepten und einer langfristigen Vermarktungsstrategie basieren.

Verstärken Sie diesen Bereich als

Studentische Aushilfskraft (w/m)
(19 Stunden/Woche)

Ihre Aufgaben:
Sie unterstützen die wissenschaftlich-technischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Programm „Unternehmen Region“ bei der Prüfung und Bearbeitung von Förderanträgen und den dabei anfallenden administrativen Aufgaben. Dabei überprüfen Sie unter anderem die eingereichten Antragsunterlagen auf Vollständigkeit, führen vorbereitende Literatur- und Datenbankrecherchen durch und bereiten Ergebnis­vermerke vor. Des Weiteren gehören gegebenenfalls die Pflege der Programm-Datenbanken sowie die Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen und Workshops zu Ihrem Aufgabenbereich.

Ihr Profil:
Sie absolvieren derzeit Ihr Hochschulstudium, vorzugsweise in den Bereichen Ingenieur-, Naturwissen­schaften oder Betriebswirtschaftslehre mit technischer Ausrichtung. Idealerweise befinden Sie sich in einem höheren Semester Ihres Studiums und haben bereits erste praktische Erfahrungen gesammelt. Ihr Interesse an forschungs- und innovationspolitischen Fragestellungen, Erfahrungen im Umgang mit dem PC und deren Nutzung als Kommunikationsmittel, Erfahrungen mit Datenbanken und ausgezeichnete Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sowie ein verbindliches Auftreten und eine proaktive Arbeitsweise runden Ihr Profil ab.

Unser Angebot:

• Vielseitige Aufgaben in einem dynamischen und zukunftsorientierten Markt an der Schnittstelle zwischen Wissenschaft, Wirtschaft und Politik
• Weiterentwicklung Ihrer persönlichen Stärken in Verbindung mit einem sozial ausgeglichenen Arbeitsumfeld
• Eine zunächst auf ein Jahr befristete Beschäftigung
• Teilzeitbeschäftigung (19 Stunden/Woche)
• Vergütung und Sozialleistungen nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD); eine Eingruppierung in der Entgeltgruppe 3 TVöD

Dienstort: Berlin

Das Forschungszentrum Jülich möchte mehr Mitarbeiterinnen in diesem Bereich beschäftigen. Wir sind daher an der Bewerbung von Frauen besonders interessiert.

Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind uns willkommen.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, möglichst über unser Online-Bewerbungssystem, bis zum 11. Mai 2018 unter Angabe der Kennziffer 2018-126.

Ansprechpartnerin:
Annett Müller
Tel.: +49 2461 61 96775

www.fz-juelich.de
www.fz-juelich.de/ptj/karriere