Wir suchen ab dem nächstmöglichen Zeitpunkt für das Dezernat II - Finanzen, Drittmittel und Einkauf eine:n motivierte:n

Mitarbeiter:in (w/m/d) im Team Drittmittel

Kennziffer 31-2024 | Vollzeit | Vergütung bei Vorliegen der tariflichen Voraussetzungen TV-L E11

Das Team Drittmittel unterstützt die Projektleiter:innen von der Antragstellung über die Durchführung bis hin zum Abschluss von Projekten in der Forschung sowie in Studium und Lehre, aber auch bei infrastrukturellen Vorhaben und Dienstleistungen für Dritte. Wir koordinieren sämtliche Fragestellungen rund um die Administration der Einnahmen, die für die Hochschule aus Verträgen mit Dritten zusätzlich zum regulären Hochschulhaushalt eingeworben werden, kümmern uns um Vertragskonstellationen und sind in Personal- und Beschaffungsmaßnahmen involviert. Das Projektcontrolling, das interne wie externe Berichtswesen und das Bedienen von Statistikportalen rundet unsere Aufgaben ab. Im Sinne einer ganzheitlichen Bearbeitung betreuen wir somit die Projekte und Vorhaben in allen ihren Phasen.

Ihre Aufgaben:

• Lösungsorientierte Beratung und Unterstützung der Projektleitungen von Drittmittelprojekten in finanziellen Fragestellungen in Bezug auf Antragstellungen und während der gesamten Projektlaufzeit
• Analysieren von Förderrichtlinien im Hinblick auf die Einhaltung der aktuellen Vorgaben (Abrechnungsfähigkeit von Ausgaben, Eigenanteilen und trennungs-rechtlichen Vorgaben) 
• Unterschriftsreife Vorbereitung der Entscheidungsgrundlagen bezüglich der Durchführung von Drittmittelprojekten in finanzieller Hinsicht
• Sowohl die Prüfung von Zuwendungsbescheiden, als auch die der in unserem Justiziariat und von Vertragspartnern erstellten Verträgen im Hinblick auf Richtlinienkonformität
• Durchführung des laufenden Projektcontrollings, die Erstellung von Zahlungs­anforderungen und Verwendungsnachweisen sowie vorbereitende Arbeiten zur bilanziellen Bewertung der Drittmittelprojekte im Hinblick auf den kauf­männischen Jahresabschluss

Ihr Profil:

• Abgeschlossenes betriebswirtschaftliches Studium (Bachelor oder FH-Diplom) oder über eine vergleichbare Qualifikation
• Einschlägige Berufserfahrung im Finanzbereich, idealerweise im Hochschulkontext und vorzugsweise in der Drittmittelsachbearbeitung
• Eine sorgfältige und selbständige Arbeitsweise sowie der sichere Umgang mit rechtlicher Materie sind für Sie selbstverständlich
• Sehr gute methodische und konzeptionelle Fähigkeiten sowie eine überzeugende und gute Kommunikationsfähigkeit in deutscher und englischer Sprache zeichnen Sie aus
• Eine ausgeprägte Dienstleistungsorientierung, ein hohes Maß an Engagement sowie Teamfähigkeit sind für Sie der Schlüssel zum Erfolg

Bitte beachten Sie:

• Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Online-Bewerbung bis zum 11.04.2024 über unser Bewerbungsportal.
• Die Stelle ist unbefristet in Vollzeit zu besetzen. Eine Teilzeitbeschäftigung (ab 50%) ist grundsätzlich möglich
• Bewerbungen schwerbehinderter Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
• Die Vorstellungsgespräche sind für den 06.05.2024 terminiert.

Die Gründung der staatlichen Hochschule Ruhr West 2009 mit Standorten in Mülheim an der Ruhr und Bottrop ist mit dem Auftrag verbunden, den Zukunftsstandort Ruhrgebiet zu unterstützen. Unser vielfältiges Studienangebot ermöglicht Bachelor- und Master- Abschlüsse in Technik und Wirtschaft.

Wir leben partizipative Mitgestaltung in allen Bereichen und arbeiten stetig daran, die Zufriedenheit und die Fähigkeiten unserer Mitarbeiter:innen noch weiter zu steigern. Schlanke Managementprozesse ermöglichen agiles, eigenverantwortliches Arbeiten, das von Führungskräften wertgeschätzt und gefördert wird. Diese Leidenschaft unserer Teams ist die Basis für hervorragende Resultate in Lehre und Forschung.

Wir glauben an Diversität und daran, dass Sie Lebendigkeit und Motivation auslöst. Unserer Hochschule ist es daher wichtig, im Sinne der Vielfalt Studierenden wie Beschäftigten nachhaltige Rahmenbedingungen zu bieten, in denen sie ihre persönlichen Potenziale entfalten und über sich hinauswachsen können.

Dafür steht das Versprechen der HRW: Never stop growing!

Darauf können Sie sich an der HRW freuen:

• Eine spannende, abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem motivierenden Team
• Ein durch Ihr persönliches Engagement gestaltbares Arbeitsfeld
• Begleitung beim Start durch unser Onboarding-Programm und eine fundierte fachliche Einarbeitung
• Arbeit auf einem neuen Campus mit moderner Ausstattung
• Work -Life-Balance dank flexibler Arbeitszeiten, Regelung zu hybridem Arbeiten (Home Office / Campus) und 30 Tagen Erholungsurlaub
• Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes (Vorsorge für das Alter dank Zusatzversorgung des öffentlichen Dienstes)
• Eine offene und konstruktive Feedback-Kultur sowie betriebliche Gesundheitsförderung mit HRW vital
• Unterstützung bei der persönlichen und beruflichen Entwicklung dank umfangreicher Weiterbildungsangebote

Egal wie Sie anreisen:

• Gute Verkehrsanbindung (Bus, Bahn, Auto und Fahrrad)
• Kostenlose Beschäftigtenparkplätze vor der Tür
• Vergünstigtes Job-Ticket (1000/2000/Youngticket)

Bei fachlichen Fragen:

Tanja Pape
Leitung Team Drittmittel
Telefon: 0208 882 54-288

Bei allgemeinen Fragen zur Bewerbung und Beschäftigung:

Carolin Schmitz
Personalservice
Telefon: 0208 882 54-397

Bei allgemeinen Fragen zur Chancengleichheit:

Simone Krost
Zentrale Gleichstellung
Telefon: 0208 882 54-740

An der Hochschule Bremen ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt im Dezernat Haushalt und Finanzen eine Stelle als

Sachgebietsleitung (w/m/d) Drittmittelmanagement
Entgeltgruppe 11 TV-L / Besoldungsgruppe A 11

mit voller Wochenstundenzahl unbefristet zu besetzen.

(vgl.: Link Stellenausschreibung)

Ihr Aufgabenbereich:

• Verantwortliche Steuerung, Führung und strategische Weiterentwicklung des Sachgebiets Drittmittel, mit derzeit vier weiteren Mitarbeiter*innen
• Die Schwerpunkte Ihrer Arbeit bestehen dabei in der Konzeption und Weiterentwicklung von Instrumenten und Prozessen mit dem Ziel, für die Wissenschaftler*innen systematisches Handwerkszeug für die administrativen Tätigkeiten bei der Abwicklung von Drittmittelprojekten bereitzustellen. Dabei pflegen Sie einen aktiven Kontakt und stimmen sich inhaltlich eng mit den verschiedenen internen und externen Akteuren ab
• Sie verfolgen aktuelle Entwicklungen in der Administration von Drittmittelprojekten, der Prozessgestaltungen und initiieren eigenständig Digitalisierungsstrategien und setzen diese um
• Sie sind Ansprechpartner*in und beraten die Wissenschaftler*innen in administrativen Angelegenheiten in der Durchführung von Drittmittelprojekten und übernehmen die Administration von Drittmittelprojekten (laufende Projektabrechnung gegenüber den Mittelgebern, Sicherstellung der Einhaltung der zuwendungsrechtlichen Bestimmungen)

Ihr Profil

• Abgeschlossenes Studium (Bachelor/Diplom) einer Universität oder Fachhochschule bevorzugt der Fachrichtung Wirtschaftswissenschaften oder Public Administration. Alternativ können sich auch Interessenten anderer Studien-Fachrichtungen bewerben, sofern sie bereits Berufserfahrung erworben haben, die ihnen die Aufgabenerfüllung ermöglicht
• Sehr gute Kenntnisse in MS-Excel, gute Kenntnis in MS-Word
• Gute Kenntnisse der englischen Sprache
• Folgende Fachkenntnisse sind von Vorteil: Projektmanagement, Zuwendungsrecht, Förderbedingungen der verschiedenen Drittmittelgeber, Grundkenntnisse im Berichtswesen in SAP/R3. Die Bereitschaft, diese Fachkenntnisse baldmöglichst zu erwerben wird vorausgesetzt

Des Weiteren erwarten wir, dass Sie bereits erste Führungserfahrung gesammelt haben sowie über ein ausgeprägtes Analysevermögen, strategisch-konzeptionelle Fähigkeiten sowie Belastbarkeit verfügen. Sie erkennen übergeordnete Zusammenhänge und deren Auswirkungen auf die Administration von Drittmittelprojekten und reagieren auf neue Bedarfe hinsichtlich der Anpassung von Prozessen, Plänen und Terminen. Dabei treten Sie gegenüber den verschiedenen internen und externen Akteuren sicher und gewandt auf. Eine ausgeprägte Beratungskompetenz und Kooperationsbereitschaft runden Ihr Profil ab.

Wir bieten ein abwechslungsreiches und anspruchsvolles Aufgabengebiet in einem von verschiedensten Fachrichtungen geprägtem Aufgabengebiet. Weiterentwicklung Ihrer persönlichen Stärken durch ein umfangreiches Weiterbildungsangebot. Attraktive Arbeitszeitgestaltung sowie Angebote zur Vereinbarung von Familie und Beruf.

Weitere Auskünfte zu der Stelle erteilt Ihnen gerne Frau Kerstin Roth, Telefon: 0421/5905-2277, Email: kerstin.roth@hs-bremen.de.

Schwerbehinderten Menschen wird bei einer Bewerbung bei im Wesentlichen gleicher fachlicher und persönlicher Eignung der Vorrang gegeben.
Bewerbungen von Menschen mit einem Migrationshintergrund werden begrüßt.

Bitte reichen Sie uns nur Kopien von Ihren Bewerbungsunterlagen ein (keine Mappen), da diese aus  Kostengründen nicht zurückgesendet werden können. Sofern Ihnen eine schriftliche Ablehnung zugeht, werden Ihre Bewerbungsunterlagen bis zum Ablauf der Frist gemäß § 15 Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG) aufbewahrt und anschließend vernichtet.

Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen sind unter Angabe der Kennziffer D2/1-2019 bis zum 31. Mai 2020 zu richten an:

Hochschule Bremen
Personalabteilung
Frau Kahrs
Neustadtswall 30
28199 Bremen

linda.kahrs@hs-bremen.de

BICC (Internationales Konversionszentrum Bonn) ist ein seit mehr als 20 Jahren bestehendes außeruniversitäres Forschungsinstitut mit einem internationalen Kollegium. Das Institut beschäftigt sich in internationalen Projekten mit globalen Themen der Friedens- und Konfliktforschung und leistet auf dieser Basis Politikberatung und Beiträge zu öffentlichen Debatten.
Für das kaufmännische Team suchen wir zum nächstmöglichen Termin eine/n

Mitarbeiter/in Drittmittelmanagement (m/w/d)
Arbeitszeit 75 - 100 % / bis Entgeltgruppe 11 TV-L

Das BICC akquiriert und bearbeitet Projekte unterschiedlicher nationaler wie internationaler Mittel- und
Auftraggeber. Die Projektmittel umfassen hauptsächlich öffentliche Zuwendungen, aber auch Mittel aus
Förderprogrammen der EU und von Stiftungen. Das Drittmittelmanagement begleitet die Vorhaben von
der Idee bis zur Abrechnung.

Ihre Aufgaben:

•  Budgeterstellung für Drittmittelprojekte, administrative Begleitung der Vorhaben, Soll-Ist Vergleich, Erstellung von Finanzberichten und Verwendungsnachweisen
•  Sicherstellung der administrativen und kaufmännischen Abwicklung von Projekten
•  Beratung von Wissenschaftlern/innen zu Förderanträgen und -regularien
•  Vertragsvorbereitung für Vereinbarungen mit Projektpartnern und Dienstleistern
•  Mitarbeit bei projektübergreifenden Finanzplanungen und Finanzabschlüssen
• Enge Zusammenarbeit mit den projektverantwortlichen Kolleginnen und Kollegen, dem Rechnungswesen und den Mittelgebern (z.B. Projektträger, Ministerien, EU, Stiftungen)

Ihr Profil:  

• Entweder: Abgeschlossenes Studium (FH, Bachelor) in BWL, Wirtschaftsrecht, Verwaltungswissenschaft oder einem ähnlichen Fachgebiet sowie erste Berufserfahrung im Bereich der Drittmittel- und/oder Projektadministration
• Oder: Verwaltungsspezifische Ausbildung (gehobener nichttechnischer Verwaltungsdienst oder 2. Angestelltenprüfung) sowie erste Berufserfahrung im Bereich der Drittmittel- und/oder Projektadministration
• Oder: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit einer mehrjährigen Berufserfahrung im Bereich der Drittmittel- und/oder Projektadministration
• Gute Kenntnisse auf dem Gebiet der Abwicklung und der Regularien öffentlich finanzierter Projekte
• Gute Englischkenntnisse zur aktiven Kommunikation im internationalen Kollegium
• Strukturierte und eigenständige Arbeitsweise sowie Dienstleistungsorientierung

Unser Angebot:

Die Position soll zum nächstmöglichen Zeitpunkt zunächst befristet für zwei Jahre mit
der Möglichkeit einer längerfristigen Perspektive besetzt werden. Wir bieten Ihnen eine Vergütung in
Anlehnung an den Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) bis Entgeltgruppe 11 sowie
die am BICC üblichen Sozialleistungen.
BICC unterstützt die Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch sehr flexible Arbeitszeitgestaltung.
Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind uns willkommen.

Ihre aussagekräftige Bewerbung mit vollständigen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf,
Qualifikationsnachweise, Arbeitszeugnisse etc.) richten Sie bitte ausschließlich elektronisch an Susanna
Balkenhol (application@bicc.de), die Ihnen auch als Ansprechpartnerin zur Verfügung steht.

Wichtig:
Bitte fassen Sie Ihre Unterlagen zu einem PDF-Dokument mit einer maximalen Größe von 5 Megabyte
zusammen und geben Sie als Referenz 3_20 an. Mit der Zusendung Ihrer Bewerbung erklären Sie sich
damit einverstanden, dass die erforderlichen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens gespeichert
werden.  
Die Bewerbungen werden direkt nach ihrem Eingang gesichtet. Bewerbungsgespräche sind daher
jederzeit möglich.

Veröffentlichung: 17. April 2020

bicc \ Internationales Konversionszentrum Bonn \ Bonn International Center for Conversion GmbH
Pfarrer-Byns-Straße 1, 53121 Bonn, Germany, +49 (0)228 911 96-0,  bicc@bicc.de, www.bicc.de