Die Serviceabteilung Drittmittelmanagement verantwortet den Drittmittelhaushalt. Die Drittmittelverwaltung übernimmt das Controlling der Projektbudgets, kommuniziert in allen finanziellen Angelegenheiten mit den Projektleiter*innen und Zuwendungsgeber*innen und übernimmt die Drittmittelplanung der laufenden Projekte. Sie unterstützt die Antragstellungen in den wissenschaftlichen Abteilungen, kümmert sich um die Zeiterfassung der Projektmitarbeitenden, verantwortet und steht dem Institut in allen Fragen rund um die laufenden Projekte zur Verfügung. Der Drittmittelhaushalt erwirtschaftete im Jahr 2020 14,3 Mio. €.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir eine*n

Mitarbeiter*in Drittmittelverwaltung (w/m/div)
(Vollzeit mit 39 Stunden pro Woche, Teilzeit ist möglich)

für die Abwicklung aller mit nationalen und internationalen Drittmittelprojekten verbundenen administrativen Aufgaben und Prozesse von der Antragsphase bis zur Abrechnung.

Wir bieten Ihnen:

Einen modern ausgestatteten Arbeitsplatz in einem Forschungsinstitut mit ca. 300 Kolleg*innen, in dem Diversität und Chancengleichheit sowie die Vereinbarkeit von Beruf und Familie als Leitprinzipien in allen Arbeitsbereichen Anwendung finden. Bedarfsgerechte Arbeitszeitmodelle, flexible Arbeitszeitgestaltung und mobiles Arbeiten sind Bestandteile unserer Arbeitskultur.

Wir fördern Ihre berufliche und persönliche Qualifizierung und Entwicklung durch interne und externe Weiterbildungsmöglichkeiten sowie durch jährliche Mitarbeiter*innengespräche.

Sie profitieren vom Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD Bund), der u.a. eine jährliche Sonderzahlung sowie eine betriebliche Altersversorgung im Rahmen der VBL Ost beinhaltet.

Ihr Arbeitsplatz befindet sich in zentraler Lage in der Mitte Berlins mit sehr guter Anbindung an den ÖPNV. Sie haben die Möglichkeit, ein vergünstigtes VBB-Firmenticket oder Deutschlandticket Job zu nutzen, das wir mit einem Arbeitgeberzuschuss unterstützen.

Sie übernehmen folgende Aufgaben:

•    Begleitung der Antrags- und Vertragsformalitäten,
•    Überwachung der Mittelabflüsse und Übernahme des Projektcontrollings,
•    Kostenüberwachung und Kontrolle der Einhaltung der vertraglichen Bedingungen,
•    Zusammenarbeit mit den wissenschaftlichen Abteilungen bei Umwidmungen und Projektverlängerungen,
•    Ausstellung von Verträgen mit Unterauftragnehmer*innen,
•    Rechnungsstellung und Mittelabrufe in Abstimmung mit allen Beteiligten,
•    Erstellung von Verwendungsnachweisen und Schlussabrechnungen,
•    Zusammenstellung von Prüfungsunterlagen und Zusammenarbeit mit Auditoren und Wirtschaftsprüfer*innen,
•    Führung der Drittmittelakten und Archivierung,
•    Unterstützung bei statistischen Anfragen und Pflege der Datenbanken.

Dafür verfügen Sie über folgende Qualifikationen:

•    Abgeschlossenes einschlägiges Bachelor-/Fachhochschulstudium (Betriebswirtschaft) oder abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungs- oder kaufmännischen Bereich mit Zusatzqualifikation bzw. Berufserfahrung im Arbeitsgebiet,
•    Möglichst mehrjährige einschlägige Berufserfahrung in der Drittmittelverwaltung,
•    Umfassende Kenntnisse der relevanten rechtlichen und steuerrechtlichen Vorschriften sowie der Förderbestimmungen (z.B. EU-Rahmenprogramme, DFG, Anbest-P),
•    Freude an der Arbeit in Teams und Fähigkeit zum selbstständigen Arbeiten,
•    Freundlichkeit, Einfühlungsvermögen und Serviceorientierung gegenüber den internen Projektleitungen und externen Auftraggeber*innen,
•    Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift,
•    Sicherer Umgang mit den üblichen Office-Programmen.

Die Stelle ist unbefristet. Die Bezahlung erfolgt nach Entgeltgruppe 9c TVöD Bund.

Bewerbung und Information:

Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Behinderung, Nationalität oder ethnischer und sozialer Herkunft. Wenn Ihnen unser Stellenangebot gefällt, freuen wir uns über Ihre Bewerbung.

Bitte bewerben Sie sich ausschließlich online bis zum 03.01.2024 unter Angabe der Kennziffer 3M-1-23 mit An-/ Motivationsschreiben, CV, Abschluss- und Arbeitszeugnissen. Bitte verzichten Sie auf die Übersendung eines Fotos. Bei Fragen zur Online-Bewerbung wenden Sie sich gern an recruiting@diw.de.

Weitere Informationen über das DIW Berlin finden Sie auf unserer Homepage unter www.diw.de. Auskünfte zum Aufgabengebiet erhalten Sie von Alexandra Zülsdorff (azuelsdorff@diw.de).

Das DIW Berlin (Deutsches Institut für Wirtschaftsforschung) ist seit 1925 eines der führenden Wirtschaftsforschungsinstitute in Deutschland. Es erforscht wirtschafts- und sozialwissenschaftliche Zusammenhänge in gesellschaftlich relevanten Themenfeldern und berät auf dieser Grundlage Politik und Gesellschaft. Das Institut ist national und international vernetzt, stellt weltweit genutzte Forschungsinfrastruktur bereit und fördert den wissenschaftlichen Nachwuchs. Das DIW Berlin ist unabhängig und wird als Mitglied der Leibniz-Gemeinschaft überwiegend aus öffentlichen Mitteln finanziert.